In de organisatie en zelfs bij particulieren worden steeds meer documenten digitaal ontvangen, gemaakt, gebruikt en bewaard. Op termijn worden een aantal daarvan ook overgedragen aan het archief. We trappen een open deur in wanneer we zeggen dat de archivaris van vandaag op die overdracht moet anticiperen. Volgens het boekje hebben archivarissen er alle belang bij om zo vroeg mogelijk betrokken te worden bij het digitale documentbeheer van de archiefvormer. Op die manier kunnen ze ertoe bijdragen dat de overgang van dynamische werkomgeving naar statische archiefomgeving eenvoudig en efficiënt verloopt.

Met deze studiedag wil de Werkgroep Automatisering die stelling meer concreet maken door een zestal cases aan te reiken. Zes sprekers krijgen het woord om een overzicht te geven van de acties die zij ondernemen om het digitale documentbeheer bij de archiefvormer bij te sturen. We willen drie voorstellingen brengen van archieven die invloed proberen uit te oefenen op het digitale documentbeheer bij hun eigen organisatie. Dat wordt aangevuld met drie cases die illustreren hoe archivarissen als bewaarnemers kunnen proberen om invloed uit te oefenen op het digitale documentbeheer bij derden, waar per definitie meer in een voluntaristisch perspectief moet worden gewerkt.

De archivaris kan invloed uitoefenen door actief richtlijnen op te stellen en aan te bieden aan de archiefvormer en door het proces van de overdracht van digitale archiefbescheiden in samenspraak met de archiefvormer en de technici te formaliseren. Het lijkt onvermijdelijk dat dergelijke acties een spanningsveld creëren. De archiefvormer en zijn informatiebeheerders mogen het uitvoeren van aanpassingen niet als een last ervaren, en moeten er het reële voordeel van kunnen genieten of minstens inzien. De archivaris moet niet alleen de best practices uit de mouw kunnen schudden om ze te kunnen aanbieden, maar neemt evengoed deel aan een onderhandelingsproces.

Programma

Voormiddag:

09.00: ontvangst met koffie
09.30: inleiding: De archivaris en digitaal documentbeheer (Filip Boudrez eDavid)

10.00: Ontsnappingsroutes uit het digitale moeras. Het digitaal documentbeheer bij de stad Leuven (Caroline Vleugels, stadsarchief Leuven en Yehudi Bosmans, Helics)

10.45: Het beheer van digitale documenten in een gemeente: zin en onzin van classificatie en mappenstructuren. (Willy Vallaey, stadsarchief Roeselare)

11.30: De draad van Ariadne in het digitale labyrint. De organisatie van dossieropvolging en archiefbeheer bij het provinciebestuur van Limburg (Robert Nouwen, provinciearchief Limburg)

12.15: lunch

Namiddag:

13.15: case NAi (Frans Neggers)

14.00: Digitaal documentbeheer op verplaatsing: maatwerk versus uniforme aanpak (Katrien Weyns, KADOC)

14.45: Documentmanagementmutaties bij de MIVB (Stephanie Waeyenbergh, MIVB en Anne-Sophie Olbrechts, MIVB)

15.30: receptie