Een (her)bestemming zoeken voor een archief of collectie via Archiefpunt Vlaanderen, hoe werkt dat in de praktijk?

META Nummer 2017/8

Een (her)bestemming zoeken voor een archief of collectie via Archiefpunt Vlaanderen, hoe werkt dat in de praktijk?

Geschreven door Hendrik Ollivier
Gepubliceerd op 30.10.2017

In juni laatstleden werd Archiefpunt operationeel. Archiefpunt is een overlegplatform, gecoördineerd door Archiefbank Vlaanderen, dat zich tot doel stelt een passende bewaarinstelling te vinden voor elk privéarchief in Vlaanderen en er vooral voor wil zorgen dat er geen waardevolle archieven of collecties verloren gaan.

Uitgangspunt is de vraag van een archiefvormer of eigenaar van een collectie die een bestemming zoekt voor zijn of haar archief of collectie. Ook een bewaarinstelling die een archief of collectie wil afstoten en herbestemmen kan Archiefpunt contacteren. Na registratie via de webpagina van Archiefpunt (www.archiefbank.be) wordt de vraag opgenomen door het coördinatieteam van Archiefpunt. Dit team bestaat uit de leden van de technische werkgroep van Archiefbank, aangevuld met de collectieverantwoordelijken van de participerende instellingen. De betrokken collectiebeherende instellingen zijn (voorlopig) allemaal partner in het Overleg Landelijke Archieven Vlaanderen (OLAV). In 2017 zijn dit: ADVN, Amsab-ISG, AMVB, CAVA, KADOC-KU Leuven, Letterenhuis, Liberaal Archief en de Vlaamse Rijksarchieven.

Het aangeboden archief wordt geregistreerd in Archiefbank en er wordt een dossier met informatie opgemaakt. Het team van Archiefpunt vergelijkt die informatie met de collectieprofielen en de kwalificaties van de bewaarinstellingen in Vlaanderen. Zowel landelijke, regionale als lokale instellingen komen daarbij in beeld. Als het archief overeenstemt met een of meerdere profielen, wordt een advies overgemaakt aan de vraagsteller, die hierop al dan niet kan ingaan, maar steeds het laatste woord heeft. Indien ook de voorgestelde bewaarinstelling akkoord gaat, kan het archief of de collectie overgedragen worden en wordt het dossier gesloten.

Moeilijker wordt het wanneer er geen duidelijke match is tussen het aangeboden archief en een collectieprofiel, of wanneer er twijfels zijn over de waarde van het aangeboden archief. Loont het überhaupt de moeite dit archief of deze collectie te bewaren? En zo ja, bij welke instelling? ‘Waardering’ is momenteel een erg actueel thema in de erfgoedsector, zie de visienota van de minister rond het nieuw erfgoeddecreet, de waarderingstrajecten, de vormingscursussen, enz. In de archiefwetenschap is waardering sinds jaar en dag een sleutelbegrip, waardering en selectie behoorden altijd al tot de kerntaken van een archivaris. Ook de werking van Archiefpunt kan niet zonder een zekere vorm van waardering.

Waardering in het kader van Archiefpunt is een zaak van alle betrokkenen, is zo goed mogelijk onderbouwd en gebeurt transparant. Er wordt advies ingewonnen bij experten binnen en buiten de erfgoedsector, in functie van het aangeboden archief. Archiefpunt rekent daarbij onder meer op de expertisecentra en de academische wereld. De experten krijgen de vraag om een rapport op te maken dat als basis kan dienen voor een gemotiveerd advies.

Indien de archiefvormer niet akkoord gaat met het advies volgt een tweede en indien nodig zelfs een derde rondje (verder aanvullen dossier, inwinnen bijkomend advies, enz.). Indien de archiefvormer het blijvend oneens is met de voorstellen, wordt de verantwoordelijkheid voor het bewaren van het archief uiteindelijk aan hem/ haar overgelaten. Wanneer aan de andere kant de aangezochte bewaarinstelling niet bereid is om het archief op te nemen, stellen de deelnemende partners zich collegiaal garant dat één van hen de zorg over het archief op zich neemt. Belangrijkste doel van Archiefpunt is immers ervoor te zorgen dat geen enkel waardevol archief in Vlaanderen verloren gaat. Alle betrokken instellingen nemen hierbij een collectieve verantwoordelijkheid op, zonder evenwel te tornen aan de keuzevrijheid van de private archiefvormer.

> Meer info over Archiefpunt vind je op de website van Archiefbank Vlaanderen (www.archiefbank.be).

Waarom lid van de VVBAD worden?

  • Deel zijn van het netwerk van experten en collega's
  • Mee de belangen van de informatiesector behartigen
  • Korting krijgen op de activiteiten van de VVBAD
  • Toegang krijgen tot vakinformatie
  • Participeren in de verenigingsbesturen
Word lid
© Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie vzw
Statiestraat 179 | B-2600 Berchem (Antwerpen)
Tel: (+32) 03 281 44 57 | email: vvbad@vvbad.be