Het Stadsarchief is het historisch documentatiecentrum van de stad Amsterdam met 35 kilometer archieven, een historisch-topografische collectie met miljoenen kaarten, tekeningen, en prenten, een bibliotheek en omvangrijke geluids-, film- en fotoarchieven.
website 

Verslag van Isabel Verheire

Na het bezoek aan de Bijzondere Collecties van de Amsterdamse Universiteit stond een bezoek aan de nieuwe locatie van het Stadsarchief Amsterdam op het programma. We kregen de raad mee uit te kijken naar een ‘enorm, kolossaal gebouw’. Men kan inderdaad niet naast het massieve maar statige gebouw ‘De Bazel’ aan de Vijzelstraat kijken.

De cijfergegevens spreken voor zich: gebouwd op een oppervlakte van 100 op 32 meter, bestaande uit 10 verdiepingen waarvan 3 onder de grond. Er zijn 170 (!) personeelsleden in dienst. Het Stadsarchief ‘gebruikt’ het gebouw overigens om bij het ruime publiek interesse op te wekken voor het archief. Bezoekers die in de eerste plaats voor de architectuur van het gebouw komen, laat men meteen ook kennismaken met het stadsarchief. Ook met de stadsboekwinkel en de expositieruimte tracht men de drempel te verlagen en een verscheiden publiek binnen de muren van het Stadsarchief te halen.

Na een beknopte schets van de oorsprong en de geschiedenis van het gebouw, gaf een medewerker tijdens een rondgang toelichting bij de inhoud en de (publieks)werking van het Stadsarchief. Op het gelijkvloers bevinden zich onder meer de receptie, het café, de studiezaal, het informatiecentrum, de boekshop en een tentoonstellingsruimte.

In de studiezaal zijn – verrassend – slechts een beperkt aantal zitplaatsen (15) voorzien. Enkel in deze ruimte – die klimaatgeregeld is – worden originele stukken in lezing gegeven. Door de toenemende digitalisering van archiefstukken zal het raadplegen van originele documenten steeds afnemen, zo verwacht men. Wat de Vlaamse archivarissen alvast opviel, was de aanwezigheid van een echte zaalwachter in deze ruimte, compleet met oortje en in uniform.

Onderzoek naar personen en topografie gebeurt in het centraal gelegen informatiecentrum, waar 60 werkplaatsen zijn. Daar bevinden zich de handbibliotheek en de microfiches, de leestoestellen en meerdere computers om de archiefbank op de website van het Stadsarchief te raadplegen. De archiefbank groeit maandelijks aan met zo’n 10.000 scans. Geïnteresseerden kunnen namelijk op vraag stukken (per inventarisnummer) laten digitaliseren. Deze digitale beelden kunnen ze daarna tegen betaling van de website halen. Via ‘scan-on-demand’ bouwt men aldus een parallel digitaal archief op. Dit loopt volledig vraaggestuurd: niet het personeel maar de klant bepaalt wat gescand wordt.

In de indrukwekkende Schatkamer van Amsterdam, op verdieping -1 in de voormalige kluizen van de bank, worden 300 à 400 archiefstukken getoond. Met een PDA kunnen de bezoekers hier een bepaald thema kiezen en zelfstandig op ontdekking gaan. Verder bevinden zich op -1 een leslokaal en een filmzaal.

Na de lunch volgden een rondleiding in de magazijnen en een toelichting bij de archiefverhuis die in 2007 plaatsvond. De depots strekken zich uit over 3 verdiepingen en bevatten momenteel 35 km archief. De bibliotheek meet 3,5 km. Speciale dragers zoals bijvoorbeeld fotonegatieven worden in een andere klimaatzone met een lagere temperatuur bewaard. Het is wel wat vreemd om vast te stellen dat – met een budget van 65 miljoen (voor de aankoop van het gebouw en de bouw-, installatie-, restauratie-, inrichtings- en verhuiskosten) – op bepaalde plaatsen toch nog houten rekken in de magazijnen geplaatst zijn.

In de statige vergaderkamer werd het bezoek afgerond met een gesprek over de verhuis en de daarmee gepaard gaande veranderingen. Zowel het gebouwbeheer als de dienstverlening werden volledig herdacht. De nieuwe locatie laat alvast veel meer presentatie van de stukken toe. De basistaak is en blijft evenwel ‘het faciliteren van het archiefonderzoek’. Digitalisering is daarbij een heel belangrijk beleidspunt. Andere veranderingen die de verhuis met zich meebracht zijn het dragen van bedrijfskledij door personeelsleden die met publiek in contact komen en de formaatplaatsing in de magazijnen.
De afdeling Advisering en Ondersteuning van het Stadsarchief staat in voor de ondersteuning van de stadsdiensten. Dit aspect van de werking werd tijdens het bezoek minder belicht. We vernamen wel dat er steeds meer aandacht is voor digitale overdrachten, dat de volledige stadsadministratie volgens een records managementsysteem werkt en dat het Stadsarchief daarvoor standaarden opstelt.

Collega’s die nieuwsgierig zijn naar het gebouw en de inhoud van het Stadsarchief Amsterdam kunnen daar tijdens een citytrip even binnenspringen: het Stadsarchief is namelijk ook op zaterdag en zondag open!

Isabelle Verheire, archiefconsulente Provincie West-Vlaanderen