Een Vlaamse bibliotheek die op zoek gaat naar een bibliotheeksysteem komt bijna altijd terecht bij een standaard commercieel bibliotheekpakket, dat aangeboden wordt door een van de grote spelers op de markt. Een beperkt aantal bibliotheken bewandelt een andere weg. Zij kiezen voor een systeem vanuit hun eigen context. Waarom doen zij dat? Is die keuze wel doordacht? En doen ze het beter zelf?

Koha, quoi?

Koha is een open source integrated library system (ILS) dat ontstond in Nieuw-Zeeland. De keuze voor open source gaf de ontwikkelaars de geruststelling dat ze er later niet meer alleen voor zouden staan. En inderdaad, al heel snel kon Koha terugvallen op een heuse community van ontwikkelaars en gebruikers.

Momenteel gebruikt een indrukwekkend aantal bibliotheken over de hele wereld Koha. De software is vrij downloadbaar zonder registratieplicht, dus het precieze aantal is niet bekend, maar voorzichtige schattingen hebben het over 6.000 bibliotheken, meer gewaagde schatters durven tot 15.000 gaan. De gebruikers zijn heel divers: van klein tot groot, van openbare en speciale tot wetenschappelijke bibliotheken. Het ziet ernaar uit dat vooral kleinere bibliotheken met Koha werken. Grotere bibliotheken die ingebed zijn in een complexe organisatiestructuur met een lange geschiedenis, kiezen minder vlug voor open source. In dit verband is het Rijksmuseum in Amsterdam een opvallende gebruiker. Hoewel Koha wereldwijd het meest verspreide en ontwikkelde open source ILS is, kent men het in België vooralsnog minder.

Het woord koha is Maori en betekent geschenk. Het is inderdaad gratis, want iedereen kan het downloaden, installeren en gebruiken. Maar omdat het open source is, heeft dit cadeau ook iets van een zelfbouwkit.

Twee cases

Twee Belgische instellingen vonden onafhankelijk van elkaar de weg naar Koha, maar hun traject en keuzes verschillen.

1. De Schools of Arts van de Erasmushogeschool Brussel

Het Koninklijk Conservatorium Brussel (KCB), een van de twee Schools of Arts van de Erasmushogeschool, werkt samen met het Conservatoire royal de Bruxelles (CrB) om hun bibliotheekcollecties te beheren en te ontsluiten. Er waren al enkele jaren plannen om te migreren naar een nieuw bibliotheeksysteem. Het oude systeem, Allegro-C, mocht dan wel stabiel zijn, de DOS-versie waarmee gewerkt werd, was compleet achterhaald. Toch bleef de vernieuwing vooralsnog bij mooie dromen, want zowel bij het CrB als het KCB ontbrak de nodige omkadering om de gewenste vernieuwing te realiseren.
Er kwam schot in de zaak toen in 2014 de directie van het KCB de nodige middelen vrijmaakte om een IT’er aan te werven. De migratie naar een nieuw systeem was ondertussen prioritair. Het begon met de aanzet tot een lastenboek voor een nieuw bibliotheeksysteem uit het commerciële circuit, maar al heel vlug kwam Koha in beeld. Dit systeem beantwoordde aan de verwachtingen en als opensourcepakket beloofde het goedkoop te zijn. Bovendien was de migratie naar Koha voor de betrokken IT’er een stimulerende uitdaging. De configuratie en de conversie van de 65.000 Allegro-records werd in huis gerealiseerd.

Het Royal Institute for Theatre, Cinema & Sound, kortweg het RITCS, de andere School of Arts van de Erasmushogeschool, koos — onafhankelijk van het Conservatorium — voor Koha om hun bibliotheek te ontsluiten. Het leek logisch om een en dezelfde configuratie te gebruiken voor beide Schools, maar omdat beide collecties onderling sterk verschillen en omdat beide gebruikersgroepen ook andere eisen stellen, ontwikkelde elke School haar eigen profiel. Bovendien primeert voor het KCB de samenwerking met de Franstalige zusterinstelling. Op die manier kunnen beide instellingen hun muziekcollecties in één catalogus ontsluiten en kunnen ze één uitleenmodule gebruiken.

De conversie en configuratie werden succesvol afgerond, hoewel er zeker nog ruimte is voor verbeteringen. Voor een bibliotheek met een internationaal georiënteerde erfgoedcollectie, gerund door een Franstalige en een Nederlandstalige instelling, was het een oude droom om een drietalige catalogus uit te bouwen: Engels, Frans en Nederlands. Het probleem zit hem niet in de interface, want Koha spreekt meer talen dan wie dan ook, maar de titelbeschrijvingen zelf zijn ééntalig. Uniforme titels, trefwoorden, bezetting, gedetailleerde materiaalkeuze, enz. worden vooralsnog in één taal opgeslagen en presenteren zich ook in die ene taal. Een oplossing hiervoor vinden is een prioritair agendapunt.

Sinds eind 2016 werkt er geen IT’er meer in de conservatoriumbibliotheek: het KCB moest bezuinigen, schrapte de IT-job, en ook het CrB kon de middelen voor een personeelslid IT niet vrijmaken. Beide conservatoria willen echter wel verder met Koha werken en doen nu een beroep op externe ondersteuning voor hosting, onderhoud en binnenkort ook voor het verfijnen van de configuratie. Op financieel vlak is deze verschuiving van personeelskost naar werkingsmiddelen een bezuiniging voor het KCB. Bovendien worden de gewenste aanpassingen pas uitgevoerd als de nodige middelen beschikbaar zijn.

2. De drie musea van De Museum­stichting

DIVA, het Fotomuseum en het Mode­museum (MOMU), de drie Antwerpse musea van De Museumstichting, wilden het beheer en de ontsluiting van hun drie bibliotheekcollecties meer kost- en tijdsefficiënt maken. Ze wilden ook beter inspelen op nieuwe digitale ontwikkelingen in het bibliotheek- en museumlandschap, door meer controle en kennis te verwerven over hun collecties en hun gebruikers. Informatie over de bibliotheekcollectie moest ook vrij gedeeld kunnen worden en daarom wilden ze maximaal met open standaarden werken. Dit alles sloot naadloos aan bij de respectieve digitale ambities en strategieën van de drie musea.

Toen ze besloten om over te schakelen naar een ander bibliotheeksysteem, onderzochten ze eerst het commerciële marktaanbod en dachten grondig na over functionele eisen voor een nieuw systeem door de drie bibliotheken. Uiteindelijk kozen ze begin 2016 voor Koha.

Bij die keuze ging men niet over één nacht ijs. In de jaren vooraf werden belangrijke stappen gezet om verschillende pistes te onderzoeken en om de brondata klaar te maken voor een migratie naar een ander, nog niet bepaald systeem. Hiervoor werden eerst de brondata van de drie collecties in een aparte database ondergebracht. Deze data werden dus afgesplitst van de data van de — toen nog — verschillende interne dienstbibliotheken van de Provincie Antwerpen. Op basis van de export van alle inhoudelijke, formele en administratieve beschrijvingselementen werd een analyse van de data gemaakt. Het formaat van deze data was Catxml. Er werd toen gekozen voor een mapping van dit niet-officiële formaat naar MARCXML. Deze standaard sloot het beste aan bij de rijkdom van de originele brondata en garandeerde ook een vlotte migratie.

Om die mapping te valideren en te visualiseren in een bestaand systeem, werden de brondata in een testversie van Koha geïmporteerd. Omdat dit zo vlot verliep, werd Koha plots meer dan zomaar een testomgeving. Maar vooraleer met Koha in zee te gaan, werd in detail onderzocht wat de bibliotheken zelf konden realiseren en wat Koha aanbood inzake webbased omgeving, modules en gebruikers. En uiteraard werd ook het kostenplaatje grondig bekeken.

Het was een stapsgewijs leerproces waarbij de nodige interne expertise groeide. Het mondde uit in het schrijven van een lastenboek voor de externe dienstverlening waarin die zaken werden opgenomen die de drie museumbibliotheken niet zelf konden realiseren. Bij uitbesteding aan een externe dienstverlener is niet alleen het lastenboek maar ook het Service Level Agreement (SLA) van heel groot belang. Ook dat werd grondig voorbereid, in samenwerking met Packed vzw.

Na de zomer van 2016 werd dit lastenboek met SLA uitgestuurd naar een aantal Koha-dienstverlenende bedrijven voor (1) een gemeenschappelijke instantie van het bibliotheeksysteem Koha voor de drie museumbibliotheken, (2) de migratie van de bibliotheekdata van de drie museumbibliotheken naar het nieuwe systeem, (3) de ondersteuning en (4) de hosting van dit systeem voor een periode van vier jaar na de oplevering. De overheidsopdracht werd toegewezen aan Biblibre, een Frans bedrijf dat sterk verankerd is in de Koha-community. Eind 2016 werd de data gemigreerd naar Koha en het systeem verder geconfigureerd naar de noden en wensen van de musea. Begin 2017 werd de catalografie terug opgestart.

Door de implementatie van Koha is de samenwerking tussen de drie museumbibliotheken intensiever geworden. Er worden geregeld issue-solve-a-thons georganiseerd waar ook de toekomstige ontwikkelingen besproken en voorbereid worden, bijvoorbeeld koppelingen met andere systemen. Uiteraard heeft dit een impact op de interne werking van de bibliotheken, waarbij er voorbereidingen en probleemanalyses van de medewerkers gevraagd worden. Dit alles voedt echter ook de interne kennisopbouw.

Op langere termijn levert de overstap naar Koha, na de eenmalige projectkost, een financiële besparing op voor de musea. Hoewel de bibliotheken nu zelf meer tijd moeten inzetten voor Koha, zijn de jaarlijkse (werkings)kosten voor onderhoud, ondersteuning en hosting gehalveerd door de overstap naar Koha. Bij De Museumstichting leeft de intentie om minstens een deel van de uitgespaarde kosten te investeren in verdere ontwikkelingen van Koha en deze volgens eenzelfde licentie (open dus) te delen.

Afterthoughts

The librarians and above

De bibliothecaris die naar een ander bibliotheekbeheersysteem wil overstappen, ongeacht of dat nu open source is of niet, kan daar in de meeste gevallen niet alleen over beslissen. Zo’n overstap is namelijk een ingrijpende beslissing die een impact heeft op de werking, het budget en ook het imago van de instelling. En het is hopelijk ook de bedoeling dat het nieuwe pakket gedurende een aantal jaren gebruikt zal worden. Als de vraag voor een overstap nog niet leeft op het hoogste directieniveau van de instelling, dan moet de bibliothecaris ook deze weg afleggen, hoe moeilijk die ook is.

Het komt er eerst op neer het management te overtuigen van de noodzaak van een overstap. Met objectieve argumenten, maar ook meer subjectieve elementen helpen mee. Het hoeft geen science fiction te worden, maar termen als toekomstvisie, innovatie en digitaal tijdperk worden best ook gebruikt.

Is de directie overtuigd van de overstap, dan gaat het volgende hoofdstuk over welk bibliotheeksysteem er gekozen zal worden. Algemeen wordt een standaard bibliotheekpakket niet onterecht als een veilige en gemakkelijke keuze beschouwd, terwijl een opensource-bibliotheeksysteem eerder als risicovol ervaren wordt. Vaak bestaat op managementniveau het misverstand dat open source gratis zou zijn. Het is daarom belangrijk dat de succesfactoren, de budgettaire implicaties en de contextanalyse zo helder mogelijk en correct benaderd worden in het beslissingsproces.

Naast de inhoudelijke discussie moet er ook rekening gehouden worden met de eisen en formaliteiten van het administratieve goedkeuringsproces. Dat vraagt tijd maar geduld is dan ook een schone deugd.

Show me the money

De totale kostprijs van een standaard commercieel bibliotheekpakket is in principe een exact gekend bedrag. De bibliotheek weet duidelijk wat het project — migratie en configuratie — kost en wat de jaarlijks terugkerende kosten zijn voor de licentie, hosting, onderhoud en support. Als dit alles sluitend geformuleerd is, dan is het risico op budgettaire verrassingen beperkt, zoniet onbestaande.

Bij open source is er echter geen licentiekost en daarom lijkt het gratis te zijn, maar dat is het zeker niet. Wat bespaard kan worden op die licentie, is nodig om andere uitgaven te dekken. Je moet namelijk investeren in gekwalificeerd personeel, en vaak ook in een degelijke server, in hosting en een backup-systeem. Het gaat dus over personeel, hardware en tijd. Het kernprobleem is niet zozeer dat de berekening van de totale kostprijs complexer is, maar dat de weg naar het eindproduct minder strak vastligt. De ontwikkeling in huis gebeurt namelijk op het ritme van de betrokken personeelsleden. Maar ook de opvolging nadien moet iemand op zich nemen. Personeelsinzet heeft altijd een kostprijs en en moet structureel opgenomen worden in het personeelsbeleid van de organisatie.

Ook bij een standaard bibliotheekpakket en meer nog bij het gedeeltelijk uitbesteden van een opensourcepakket is er nog steeds een relatiebeheerder nodig. Iemand die de precieze voorwaarden van het SLA kan inschatten en die de dienstverlening kritisch opvolgt. Toch kun je algemeen aannemen dat open source goedkoper is, zelfs bij uitbesteden. De concurrentiële markt en de mogelijkheden om alles zelf in handen te nemen — het basisprincipe van open source — zorgen er mee voor dat de prijzen van dienstverleners betaalbaar blijven.

Who’s in charge?

Kennis is macht en dat geldt ongetwijfeld ook in de wereld van open source, zeker als de inhouse-ontwikkeling in handen is van één persoon. Alleen hij of zij heeft zicht op wat het pakket KAN doen, maar ook wat hij of zij ermee WIL doen. Vanuit deze monopoliepositie kan een IT’er persoonlijke interesses doordrukken. Dit kan een bedreiging of een beperking zijn, maar ook een kans, zeker als kennis met visie gecombineerd wordt.

Bij het uitbesteden van een opensourcepakket geldt dat in zekere mate ook, want ook daar kan de service provider vanuit zijn kennispositie of uit commerciële overwegingen de klant in bepaalde richtingen duwen. Dit kan gedeeltelijk opgevangen worden in een gezonde SLA.

Met een standaard commercieel pakket vermijd je dit gevaar met een duidelijke omschrijving van de functionaliteiten en dito prijsafspraken. Dat geeft minder risico’s, maar de kans op een visionaire doorbraak is evenzeer afwezig.

Een groot voordeel van inhouse-ontwikkeling is de interne kennisopbouw. Zeker op langere termijn werpt dat vruchten af, want de expertise en inzichten zijn ook voor andere digitale projecten in de organisatie nuttig. Maar ook hier is er een maar: als de IT’er het huis verlaat, verdwijnt ook het voordeel van de kennisopbouw. Rapportering en gedetailleerde documentatie zijn daarom heel belangrijk. Hiermee is dan wel de kennis op zich gered, maar niet de ervaring. Als er geen opvolger komt, hoe moet het dan verder? Uitbesteden, al dan niet gedeeltelijk, ligt voor de hand, maar als ook daarvoor de middelen ontbreken, wordt het stagneren.

Freedom versus vendor lock-in
‘Van de hak op de tak’, meestal komt deze uitdrukking negatief over, maar de vrijheid om snel van koers te wijzigen kan vaak tot positieve resultaten leiden. Bij ontwikkeling in huis is de vrijheid veel groter. Als instelling kun je werken met een flexibel groeipad en aanpassingen doen naargelang de noden van het moment en de nieuwe inzichten die ontstaan en groeien tijdens het ontwikkelingsproces. Is er dan geen enkel gevaar voor een lock-in? Aangezien het over opensourcesoftware gaat en in de veronderstelling dat de rapportering goed opgevolgd wordt, is het risico dat je vasthangt aan het concept van de IT’er van het huis nagenoeg onbestaande, wat niet wil zeggen dat er bij een personeelswissel in de IT-afdeling geen inlooptijd voorzien moet worden.

Het gevaar voor een vendor lock-in in geval van een commercieel bibliotheekpakket is reëel. Het probleem is niet dat de (meta)data niet geconverteerd kunnen worden, maar wel dat de overschakeling naar een concurrerend systeem pas kan na veel en vaak ook dure aanpassingen. Het ophoesten van die bedragen is vrij frustrerend, omdat ze niet alleen hoog zijn, maar ook veel weghebben van weggegooid geld. Het risico om aan iets nieuws te beginnen, waarbij je de uitkomst vaak niet helemaal kunt inschatten, lijkt dan nog groter. Als het helemaal tegenzit kom je terecht in een situatie waarbij de wensen op verdere ontwikkeling telkens opnieuw teniet worden gedaan door een te dure factuur of onbereidwilligheid.

Nog erger is het als de overstap naar een ander en beter systeem financieel niet meer haalbaar is als gevolg van een vendor lock-in. Heldere afspraken over de uitstapregeling zijn dan ook belangrijk bij het afsluiten van een contract, maar vaak gaat men daar, in de euforie van een nieuw contract, te licht over. Het is bovendien ook een risico om aan iets nieuws te beginnen waarvan je de uitkomst niet altijd volledig kunt inschatten.

Bij het al dan niet gedeeltelijk uitbesteden van opensourcesoftware is de kans op een vendor lock-in dan weer iets hoger. Het zou bij open source eigenlijk niet mogen, maar bepaalde aanpassingen, vooral op het niveau van toeters en bellen, kunnen er wel voor zorgen dat de bibliotheek strakker vasthangt aan het bedrijf dan op het eerste gezicht lijkt.

Contributing to a better world

De grote uitdaging van een opensourcesysteem is het blijvend verbeteren van het systeem. Valt dit proces stil, dan schakelen de gebruikers ongetwijfeld over. Niets houdt hen tegen om de overstap te maken. Maar zolang de ontwikkeling aan de gang is, en er voortdurend verbeteringen aankomen, kan het communitygevoel enkel groeien. Bij open source is de kans op samenwerking heel sterk aanwezig. En dat samenwerken kan op veel vlakken, van het professionele IT-level tot bijvoorbeeld vertalingen.

Wat het Nederlands betreft, kan Koha een upgrade gebruiken. Lang niet elk woord is vertaald en sommige vertalingen zullen wenkbrauwen doen fronsen. Een voorbeeld: de uitleenmodule in het Engels geeft duidelijke imperatieven: check out — check in. Dat is momenteel vertaald in uitgeleend — check in, waarbij voor het voltooid deelwoord nogal verwarrend is, want het lijkt erop dat de uitlening al gebeurd is, quod non. Leuker is het Engelse browse shelf. Daarvoor staat vooralsnog in het Nederlands snuffel langs de plank. Deze vrij originele vertaling is mogelijk bedoeld om de academische context van een zoekinterface een grotere zweem van menselijkheid te geven, maar het roept heel sterk het beeld op van wat veel viervoetige huisdieren doen.

Een Belgisch-Nederlandse gebruikersgroep voor vertalingen lijkt dus geen slecht idee. Hun bijdrage zal de gebruiksvriendelijkheid van het systeem ongetwijfeld verhogen, en zo de Kohasoftware in positieve zin laten evolueren. Een commercieel pakket evolueert uiteraard ook, maar in die context is het als kleine garnaal veel moeilijker om je bijdrage concreet te zien worden.

Conclusie

In de twee cases maakte men een duidelijke keuze voor enerzijds een volledig inhouseproject, althans voor migratie en configuratie, tegenover een gedeeltelijk uitbesteed project. Open source betekent dus niet dat je alles zelf moet doen. Het zijn net de ruime mogelijkheden van gradatie in uitbesteding die het meer dan ooit aantrekkelijk maken. Uitbesteden combineert namelijk de voordelen van opensource-toepassingen met de professionele garanties die een softwarebedrijf aanbiedt.

Het werken met open source, of dat nu in huis of via uitbesteding gebeurt, blijft een uitdaging, want in beide opties is het realiseren van de ambities niet evident. Werken met open source vraagt van de instelling ongetwijfeld meer engagement dan wanneer gekozen wordt voor een afgewerkt standaardpakket. Maar dat engagement heeft ook zijn voordelen. De betrokkenheid en de mogelijkheden om het opensourcesysteem naar eigen wensen te configureren zijn veel groter.

Toch mag de lokroep van de grenzeloze vrijheid niet het enige criterium zijn om te kiezen voor open source. Een gezonde dosis naïviteit is een belangrijk ingrediënt om tot vooruitgang te komen, maar een ambitieuze visie heeft evenzeer nood aan een stevige dosis zakelijke nuchterheid. Het is essentieel dat het softwarepakket zelf kritisch onderzocht wordt op aspecten zoals mogelijkheden, stabiliteit, ontwikkeling en upgrades. Daarnaast is een analyse van de eigen bibliotheekcontext al even noodzakelijk om de haalbaarheid in te schatten. Wat zijn de mogelijkheden van je eigen organisatie? Wat kun je zelf? Welke interne expertise is er aanwezig en wat is er vereist? Kan er voldoende tijd voor vrijgemaakt worden? En kan dit structureel ingebed worden?

De keuze om open source al dan niet gedeeltelijk of volledig uit te besteden, kadert in de bredere maatschappelijke evolutie van de ‘verSAASing’. Precies omdat de software as a service aangeboden wordt, kan de bibliotheek flexibele en toch haalbare keuzes maken en wordt ze minder afhankelijk van het standaard­aanbod.

Het is een uitgelezen kans voor bibliotheken om na te denken over wat ze met hun data willen doen en hoe ze die willen organiseren in de brede waaier van doe-het-zelf tot volledige uitbesteding. Het is ook een kans voor de commerciële spelers in het veld om na te denken over het businessmodel dat het best past bij wat leeft en groeit in de bibliotheekwereld.

Meer info op de website van Koha