We zoeken voor het Departement Logistiek – Dienst Informatiebeheer en Ondersteuning in het provinciehuis te Antwerpen, een archiefdeskundige.

Functie

Als archiefdeskundige bij de dienst Informatiebeheer en Ondersteuning maak je deel uit van het team archief- en collectiebeheer. Je krijgt de kans om een gloednieuwe functie vorm te geven en een onmisbare rol te spelen in het behoud en beheer van ons waardevolle archief.  

Het team Archief- en collectiebeheer zorgt voor maximale kennisdeling door het uitbouwen van de bibliotheek en het archief tot een dynamisch en digitaal infocentrum dat de organisatie ondersteunt om optimaal te functioneren. 

Je kan er terecht voor:

• Adviezen rond bewaartermijnen en ondersteuning bij opruimdagenom ervoor te zorgen dat onze informatie op een efficiënte en georganiseerde manier wordt beheerd. 
• Ondersteuning bij het opzetten van en archiveren uit informatiesystemenzodat we waardevolle digitale informatie kunnen behouden en toegankelijk maken. 
• Zoeken en raadplegen van overgedragen archiefzowel digitaal als op papier, om onze geschiedenis en kennis te benutten voor huidige en toekomstige projecten. 
• Ontlenen van publicatieszoals boeken, tijdschriften en dagbladen om onze medewerkers van relevante informatie te voorzien. 

Bij het onderhouden van het team archief- en collectiebeheer komt veel kijken. Als Archiefdeskundige ben je een essentiële schakel in ons streven naar excellentie in informatiebeheer. Je zult niet alleen betrokken zijn bij het ondersteunen van onze informatiebeheerders en het beheren van archieven, maar ook bij het overdragen van archieven aan het Rijksarchief en het vernietigen van archief onder toezicht van de archivaris.Je krijgt een uitdagend takenpakket dat bijdraagt aan de groei en ontwikkeling van onze organisatie: 

• Ondersteuning van informatiebeheerders:Je ondersteunt onze informatiebeheerders bij hun dagelijkse taken. Je organiseert trainingen om het gebruik van systeembeheertools te optimaliseren en de vaardigheden van ons team naar een hoger niveau te tillen.  
• Organisatiebrede projecten rond informatiebeheer:Je speelt een trekkersrol in de organisatie van projecten die gericht zijn op het verbeteren en innoveren van ons informatiebeheer, waarbij je de grenzen verlegt en nieuwe mogelijkheden verkent.  
• Selectie, ordening, ontsluiting en bewaring van documenten:Je brengt structuur en overzicht in onze archieven door ze te ordenen en te beschrijven volgens de laatste richtlijnen en standaarden. Geef ons archief een stem door ze toegankelijk te maken voor alle belanghebbenden, zowel binnen als buiten onze organisatie.  
• Bibliotheekwerking:Je bent de schakel tussen kennis en gebruikers door te fungeren als back-up voor het verwerken van aanvragen en aankopen van boeken en tijdschriften.  

Profiel

In deze functie is een bachelorsdenkniveau gewenst. Indien je niet in het bezit bent van minimum een geldig bachelorsdiploma of een diploma daarmee gelijkgesteld, dien je deel te nemen aan een capaciteitsproef. We nodigen je uit om een redeneerproef af te leggen op bachelorsdiploma niveau. Als je hiervoor slaagt, kan je verder solliciteren.  

Je luistert naar de behoeften van mensen in onze interne organisatie. Je klantgerichtheid zorgt ervoor dat je proactief vragen stelt en weet te achterhalen wat de noden zijn. Je biedt dan ook een gepaste oplossing of weet door te verwijzen naar de juiste collega. Je glimlach en hulpvaardigheid zorgen ervoor dat je een ambassadeur bent van onze dienst.

Je bent een onmisbare teamplayer voor onze dienst archief- en collectiebeheer. Je collega’s weten dat ze op jou kunnen rekenen want samenwerken met hen geeft jou drive en energie. Het is voor jou dan ook vanzelfsprekend om taken over te nemen wanneer nodig. Je weet namelijk dat zij dit ook voor jou zouden doen. Je weet, buiten je eigen team, connecties te leggen met onze informatiebeheerders en met hen een fijne samenwerking op poten te zetten.

Jij gaat geen uitdaging uit de weg. In tegendeel, je benut deze juist als kansen. Je weet problemen te analyseren door de juiste vragen te stellen en een gezonde kritische blik te werpen. Dankzij jouw probleemoplossend vermogen ben je in staat om creatieve oplossingen te bedenken en implementeren.

Je stelt je flexibel op bij veranderende omstandigheden en omarmt nieuwe mogelijkheden, waarbij je jezelf blijft ontwikkelen.

Je werkt autonoom en beheert je eigen agenda. Je plant je eigen taken in waarbij je streeft naar maximale efficiëntie. Je bent weerbaar voor tijdsdruk en weet dan ook de juiste prioriteiten te stellen. To do-lijstjes afvinken is dan ook helemaal je ding.

Jouw nauwkeurigheid en oog voor detail zorgen ervoor dat je streeft naar perfectie in al je werkzaamheden. Hierdoor zorg je ervoor dat onze informatie accuraat en betrouwbaar is voor iedereen die deze raadpleegt.

Wat jij ons kunt leren:

• Je bent vertrouwd met de basisprincipes van een goed informatie- en archiefbeheer
• Je hebt kennis van de voornaamste wet- en regelgeving over informatie- en archiefbeheer of bent bereid je daar verder in te verdiepen.
• Je bent snel in het aanleren van diverse ICT-systemen.
• Als een goede organisator kan jij het overzicht behouden over verschillende dossiers

Aanbod

Je start in salarisschaal niveau B1. Je geïndexeerd voltijds brutoloon bevindt zich tussen de € 2.940,86 - € 3.969,31. Werken bij de provincie biedt ook heel wat extralegale voordelen zoals een hospitalisatieverzekering voor jou én je gezin, een laptop en smartphone + abonnement. Verder schotelen we jou ook maaltijdcheques voor twv €8/dag en neem je gratis het openbaar vervoer naar en van het werk. Wie liever met de fiets tot op kantoor trapt, krijgt een fietsvergoeding. Lees hier meer over extralegale voordelen.

Bekijk onze loonsimulator om een gedetailleerde inschatting te maken van je bruto- en netto maandsalaris.

Werk je reeds bij de provincie Antwerpen of een ander openbaar bestuur? Bekijk dan of je voldoet aan de voorwaarden. Bevordering, interne mobiliteit of externe mobiliteit. Heb je toch nog vragen? Neem dan contact op met Charlotte Van de Voor, consulent werving en selectie.

We bieden je een voltijdse contractuele functie met een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur

Je zal werken in het mooie provinciehuis op volgend adres: Koningin Elisabethlei 22, 2018 Antwerpen (zeer vlot bereikbaar met het openbaar vervoer).

Hoe solliciteren?

Solliciteer online ten laatste 14 april 2024. Overtuig ons met een krachtige motivatiebrief en cv waarom deze job jou op het lijf geschreven is.

Wil je als archiefdeskundige bij provincie Antwerpen aan de slag, dan doorloop je eerst de volgende selectiestappen: 

• Cv-screening, waar op basis van relevante beroepservaring, affiniteit met het werkveld en persoonlijke motivatie maximaal 10 kandidaten naar het volgende selectieonderdeel doorgaan.
• Competentiegericht interview en eindbeoordeling: 29 april 2024 in het Provinciehuis, Koningin Elisabethlei 22, 2018 Antwerpen. Houd deze datum alvast vrij in je agenda. Meer informatie over deze onderdelen kan je hier lezen.

Meer weten?

Heb je nog vragen over de inhoud van deze functie? Deze kan je stellen via 03 240 56 70 of sofie.roebben@provincieantwerpen.be.

Is er nog iets onduidelijk over de selectieprocedure, de verloning of de extralegale voordelen? Dan helpt Charlotte Van de Voor, consulent werving & selectie je graag verder via 03 240 58 01 of email charlotte.vandevoor@provincieantwerpen.be.

De oorspronkelijke vacature vind je hier.