We zoeken voor het Departement Logistiek – Dienst Informatiebeheer en Ondersteuning in het provinciehuis te Antwerpen, een consulent digitaal samenwerken. 

Functie

Als consulent digitaal samenwerken bij de Dienst Informatiebeheer en Ondersteuning maak je deel uit van het Team Documentbeheer en Digitaal samenwerken. Je krijgt de kans om een nieuwe functie vorm te geven en om je toekomstige collega’s te ondersteunen met SharePoint, Teams, OneDrive en andere applicaties voor documentbeheer en digitaal samenwerken. Je komt terecht in een klein team van experts en je werkt samen met collega’s uit verschillende diensten binnen provincie Antwerpen. 

Bij het takenpakket van een consulent digitaal samenwerken komt veel kijken. Je krijgt een gevarieerd takenpakket dat bijdraagt aan de ontwikkeling van onze organisatie en onze medewerkers. Een greep uit jouw takenpakket: 

1. Uitwerken, ondersteunen en opzetten van een netwerk van sleutelfiguren in het digitaal samenwerken en documentbeheer (SharePoint, Teams, OneDrive en fileservers). 

• Je begeleidt en ondersteunt de keyusers van de diensten (jouw eerste contactpersoon in een dienst) en eindgebruikers bij de migratie van hun bestanden en in hun dagelijkse documentbeheer.
• Je maakt ondersteuningsmiddelen zoals filmpjes, kennisartikels, informatiefiches, intranetberichten en mailings, met tips en tricks om de medewerkers te helpen bij het gebruik van de M365 omgeving.
• Je volgt evoluties van de M365 applicaties op en je communiceert hierover.
• Je geeft opleiding aan de keyusers en eindgebruikers, dit zowel individueel als in groep.

2. Coördineren van kleine SharePoint en Teams aanpassingen. 

• Je organiseert en verwerkt analyseworkshops.
• Je werkt samen met de collega’s van het SharePoint team bij ICT.
• Je begeleidt de migratie van de bestanden.
• Je geeft opleidingen en beantwoordt vragen van de keyusers en eindgebruikers.

3. Uitvoeren van kwaliteitscontroles op bestaande SharePoint sites en Teams omgevingen.

• Je monitort de SharePoint- en Teamsomgevingen en doet (in samenspraak met de keyuser van de betrokken dienst) aanpassingen zodat de omgeving correct is ingesteld en gebruiksvriendelijk is.
• Je verwijdert ongebruikte of inactieve Teamsomgevingen en in samenspraak met de keyusers migreer je bestanden naar de juiste plek.
• Je controleert of de diensten de applicaties gebruiken op de manier zoals ze in het algemene afsprakenkader werden vastgelegd, en je stuurt bij wanneer dit niet het geval is. 

4. Back-up zijn voor de ondersteuning van pakketten voor documentbeheer.

• Je bent back-up voor het geven van ondersteuning aan je collega’s omtrent de beeldbank, het handtekeningplatform, applicaties voor digitale scanning en de postregistratie. 

5. Ondersteunen van de SharePoint Analist bij grote inkoppelings- of optimalisatietrajecten. 

• Je ondersteunt je collega (SharePoint Analist) bij grotere projecten rond documentbeheer en digitaal samenwerken. 

Profiel

• Je hebt minstens 1 jaar relevante werkervaring, tenzij je beschikt over minimum een bachelorsdiploma of een diploma daarmee gelijkgesteld. Indien je geen bachelordiploma hebt, kan je een digitale capaciteitsproef op bachelor niveau (redeneerproef) afleggen. Als je hiervoor slaagt, kan je verder solliciteren.
• Je bent digitaal vaardig en van nature nieuwsgierig naar evoluties op het vlak van digitale tools en documentbeheer.
• Je hebt een goede kennis van Word, PowerPoint, SharePoint, Teams en andere M365 toepassingen. Indien je nog niet helemaal thuis bent in al deze toepassingen, ben je bereid om je deze eigen te maken.
• Ervaring met informatiebeheer is een pluspunt.
• Je staat open voor technische uitdagingen en om je te specialiseren in Microsoft-technologieën en andere applicaties voor digitaal samenwerken en documentbeheer.
• Indien je in het bezit bent van een rijbewijs B is dit ook een pluspunt. 

Vink jij ook volgende competenties af?

• Je hebt een enthousiaste communicatiestijl en je communiceert helder en correct met alle belanghebbenden. Zo begeleid je collega’s vlot tijdens een migratie en dagdagelijkse taken en dit zowel via mail, telefoon als face-to-face.
• Je motiveert en overtuigt anderen om nieuwe digitale applicaties te gebruiken in hun dagelijkse werking. Jouw overtuigingskracht heeft een positief effect op anderen. 
• Je bent een geboren netwerker die gemakkelijk contacten legt binnen de organisatie en je vindt het belangrijk om deze duurzaam te onderhouden. 
• Je gebruikt je creativiteit bij het bedenken van innovatieve oplossingen en tijdens het geven van workshops. 
• Je legt vlot verbanden en detecteert problemen die onze dienstverlening en informatiebeheer kunnen belemmeren. Je komt zelf met nieuwe oplossingen zodat het probleem zich niet herhaalt. 
• Je blijft niet bij de pakken zitten en je bent een echte initiatiefnemer die zorgt dat de plannen die gemaakt zijn, ook effectief uitgevoerd worden. 
• Je plant en organiseert je eigen taken en je kan zelf de juiste prioriteiten stellen.

Werk je reeds bij de provincie Antwerpen? Bekijk dan of je voldoet aan de voorwaarden voor bevordering of interne mobiliteit.

Aanbod

Wij bieden jou een voltijdse contractuele functie van onbepaalde duur aan waarbij je start in salarisschaal B1: het bruto geïndexeerd maandsalaris ligt tussen €2.883,19 - €3891,47. Bij je aanwerving gaan we na hoeveel jaar ervaring je in eerdere functies hebt opgebouwd en deze evaring wordt meegenomen in de berekening van je brutosalaris. Bekijk onze loonsimulator om een gedetailleerde inschatting te maken van je bruto- en netto maandsalaris. 

Werken bij de provincie biedt ook heel wat extralegale voordelen zoals 36 jaarlijkse vakantiedagen, een laptop en een hospitalisatieverzekering voor jou én je gezin. Verder schotelen we jou ook maaltijdcheques voor twv €8/dag en neem je gratis het openbaar vervoer naar en van het werk. Wie liever met de fiets tot op kantoor trapt, krijgt een fietsvergoeding. Lees hier meer over extralegale voordelen. 

We bieden je een voltijdse contractuele functie met een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur aan.

Je zal werken in het mooie provinciehuis op volgend adres: Koningin Elisabethlei 22, 2018 Antwerpen (zeer vlot bereikbaar met het openbaar vervoer).

Hoe solliciteren?

Word jij onze nieuwe collega? Dan doorloop je eerst de volgende selectiestappen:

• Je bent geïnteresseerd. Top! Solliciteer dan online tegen ten laatste 14 april 2024. Overtuig ons met je cv en een krachtige motivatiebrief
• Cv-screening: waar we op basis van relevante beroepservaring, affiniteit met het werkveld en persoonlijke motivatie maximaal 10 kandidaten selecteren die naar het volgende selectieonderdeel doorgaan. Indien je de capaciteitsproef moet afleggen, plannen we samen een moment in. 
• Opdracht ter plaatse en competentiegericht interview: je krijgt een opdracht toegespitst op de vereiste competenties. Je presenteert daarna jouw opdracht, gevolgd door een interview waar we dieper ingaan op de competenties, je motivatie en de match met het functieprofiel. Beide onderdelen vinden plaats op vrijdag 26 april 2024 in het Provinciehuis, Koningin Elisabethlei 22, 2018 Antwerpen. Deze datum is bepalend, houd deze datum alvast vrij in je agenda. Meer informatie over deze onderdelen kan je hier lezen.  

Meer weten?

Is er nog iets onduidelijk over de selectieprocedure, de verloning of de extralegale voordelen? Dan helpt Sara Coppens, consulent werving & selectie, je graag verder via 03 240 58 46 of sara.coppens@provincieantwerpen.be.

Heb je nog vragen over de inhoud van deze functie? Deze kan je stellen aan Katia Cordemans, Adviseur, via katia.cordemans@provincieantwerpen.be.

De oorspronkelijke vacature vind je hier.